個人情報保護方針

■個人情報保護について

東芝企業年金基金では、年金給付を行なうために、加入者（現役の皆さん）や受給権者（OBの皆さん）の皆さんの個人情報を取り扱っています。 基金で扱う個人情報は、皆さんのお名前、生年月日や住所にとどまらず、在籍期間中の給与水準や年金額等皆さんの財産に関連する情報等が含まれており、他の一般企業以上に慎重な取扱が求められています。 そこで、具体的に当基金が保有している個人情報やその利用目的、管理体制等をご説明します。 （１） 基金が保有している個人情報 （２） 基金が保有している個人情報の利用目的 （３） 基金における個人情報保護のための取り組み （４） 個人情報に関する皆さんの権利 　なお、基金における個人情報保護責任者は常務理事、皆さんからの問い合わせ等の受付対応責任者は事務局長となります。

■東芝企業年金基金の個人情報に関するお問い合わせ

電話　050-3147-8356 　　受付時間　13：00〜15：00　 　　　　　　土曜日・日曜日・祝日・年末年始ほか、当基金休業日を除く

Eメール　nenkin@toshiba.co.jp

■基金が保有している個人情報

基金が保有している皆さんの個人情報は、次のとおりです。 （１）人事情報 　加入者番号（従業員番号）、氏名、生年月日、性別、電話番号、住所、異動履歴、退職金情報、家族情報　等 （２）企業年金情報 　加入年月日、脱退年月日、標準報酬月額、資格給、年金額、年金証書番号、振込口座、年金裁定・額改定記録、一時金裁定・支払記録、現況確認　等 （３）厚生年金情報 　基礎年金番号、代行年金額、年金支給停止情報、厚生年金基金連合会への中途脱退に関する情報　等 （４）その他 　所得税源泉徴収に関する情報等

■基金が保有している個人情報の利用目的

基金が保有している皆さんの個人情報の利用目的は、次のとおりです。 （１）掛金徴収に関する事項 　加入者資格の取得・喪失、掛金の算出・納入告知、本人拠出掛金の算出・納入告知、育児休職に関する業務　等 （２）年金・一時金支払いに関する事項 　年金・一時金額の試算・裁定・支払、遺族一時金の支給に関する業務、年金相談業務　等 （３）その他 　事業所の新規加入・任意脱退、権利義務の承継、代行返上に伴う補填、所得税源泉徴収に関する業務、遺児育英資金の支給、適格退職年金に関する業務、東芝積立年金に関する業務、広報誌の発行、基金及び事業所の予算または決算策定等

■基金における個人情報保護のための取り組み

（１）個人情報は限られた目的で利用します。 　基金は、年金や一時金を給付することで、公的年金とともに皆さんの老後の生活の安定と福祉の向上を目指す組織です。基金は、この目的を達成する範囲内においてのみ、皆さんの個人情報を利用します。 （２）個人情報を取得するときは利用目的をお知らせします。 　基金が、皆さんから書類等を提出していただく場合は、必ずその利用目的等を明記した書類を添付し、その個人情報の利用目的をお知らせします。 （３）個人情報は適正に取得し、正確にするよう努めます。 　偽りやその他不正な手段によって個人情報を取得しません。また、常に、取得した個人データを正確かつ最新の内容に保つように努めます。 （４）個人情報を安全に管理し、情報を扱う職員・委託先を監督します。 　個人情報の安全管理のため、組織的、人的、物理的、技術的安全管理措置を講じます。基金の職員に対しても、個人情報の安全管理のための教育や研修を行ないます。委託先についても、個人情報の管理体制を確認し、必要かつ適切な監督を行うことにより、皆さんの個人情報保護に努めます。 （５）個人データの第三者への提供については、ルールに基づいて行ないます。 　基金では、皆さんの同意がない場合は、第三者へ皆さんの個人情報を提供しません。ただし、次の2つについては、皆さんの個人情報の利用目的範囲内においてのみであれば、皆さんの同意無しに個人情報を第三者へ提供することがあります。 ・業務を委託する場合 各金融機関に対する年金振込業務、各種通知類の発送業務、年金計算システムの開発業務等の委託を行います。 ・実施事業所への提供または共同利用 皆さんへの年金給付や一時金給付を確実に行うために、皆さんの個人情報のうち、次の内容については、第三者に該当する実施事業所【基金に加入している会社】へ提供または共同利用することがあります。共同利用する場合 (ア)掛金を確認するために必要な個人情報 (イ)基金が給付する年金や一時金の金額を確認するために必要な個人情報 (ウ)基金の財政や皆さんの会社の財政を把握するために必要な個人情報 （６）皆さんより本人が個人情報の開示、訂正、削除の請求があったときは、規程に従い対応します。 　原則として皆さんからの基金が保有している個人データの開示等の請求については、必要な手続きにより開示します。万が一、開示等ができない場合は、理由の説明を行うとともに、苦情等をいただいた場合には、適切かつ迅速な処理を行います。 ■個人情報に関する皆さんの権利 　皆さん自身の個人情報について、個人情報保護上、次の3つを請求する権利が認められています。 ・個人情報利用目的通知・開示請求 ・個人情報訂正請求 ・個人情報利用停止・削除等請求 上記のいずれかの請求を行うことを希望される場合は、手続き等が必要となりますので、個別に基金にお問い合わせ願います。